★理論懇事務局担当のガイドライン (理論懇ニュース(2007年No.1,2009年No.1)参照）

• １．事務局担当グループの条件は「理論懇会員の常勤（任期5年以上）スタッフが3人以上」とする。
  
• ２．事務局は引継ぎの半年ほど前に、ローテーションで次期と次次期に事務局に予定されているグループに、事務局を担当することが可能かどうか打診する。
  
• ３．この時点で、次期事務局に予定されているグループが、ポスト数削減で、スタッフ数の条件を、担当期間のかなりの割合で満たせなくなることが確実な場合は、ローテーションの次のグループが事務局を担当する。長期海外出張など、公式なスタッフ数が減らない場合は適宜判断する。
  
• ４．順番を飛ばされたグループが、その後長期間（ローテーションの周期程度にわたってもスタッフ数の条件を満たせなくなると予想される場合は、そのグループはローテーションから外れる。
  
• ５．新たにスタッフ数の条件を満たすようになったグループは適宜ローテーションに入れるよう総会で決める。
  
• ６. ３Nルール
  常勤の理論懇スタッフが 3N 人以上いる研究機関は回り持ちで事務局を担当する 。一回のローテーション中で 各研究機関が担当するのは原則としてN 回とする。ここで N は零以上の整数。事務局の任期は１年ごとの持ち回りで、１ ０月１日から翌年９月３０日までとする。この規定は2008年12月16日から適用す る。